Nebenstelle Telefonanlage einrichten

Nebenstelleneinstellungen

Einführung

Über Nebenstellen können ein- und ausgehende Anrufe abgewickelt werden. Die Nebenstellen werden über das Portal der Telefonanlage angelegt. In der Regel wird pro Mitarbeiter eine eigene Nebenstelle eingerichtet. Jede Nebenstelle verfügt über eine eindeutige Bezeichnung, Zugangsdaten und optionale Einstellungsmöglichkeiten. Die vielfältigen Einstellungen dienen unter anderem der Sicherheit, der Anrufweiterleitung oder der Integration mit Microsoft Teams.

Im Bereich "Cloud Telefonanlage" > "VoIP Nebenstellen" haben Sie die Möglichkeit Ihre bereits angelegten Nebenstellen zu verwalten oder einen weiteren hinzuzufügen. 

Grundeinstellungen


Allgemein



1. Interne Kurzwahl

Die interne Kurzwahl ist ein- bis vierstellig. Nebenstellen sind über diese Kurzwahl intern untereinander erreichbar. Sie können auswählen, ob die interne Kurzwahl an das Display des Angerufenen übermittelt werden soll.


2. Standort

Jeder Kunde verfügt über einen oder mehrere Standorte (Filialen/Niederlassungen). Diese Standorte werden zunächst verifiziert und im System hinterlegt. Ist nur ein Standort hinterlegt, wird dieser Standort automatisch einer Nebenstelle zugewiesen - bei mehreren Standorten muss eine manuelle Auswahl erfolgen. Diese Auswahl kann jederzeit geändert werden.

Wichtig: Die korrekte Auswahl des Standortes, an dem eine Nebenstelle verwendet wird, ist besonders für das Notrufrouting dringend erforderlich. Nur so kann im Falle eines Notrufes gewährleistet werden, dass die Rettungseinheiten an den richtigen Standort geleitet werden können.

3. Standard Ortsvorwahl

Die Standard Ortsvorwahl wird automatisch angewählt, wenn bei einem ausgehenden Anruf keine Ortsvorwahl mit gewählt wurde.

4. Standard Ländervorwahl

Die Standard Ländervorwahl wird automatisch angewählt, wenn bei einem ausgehenden Anruf keine Ländervorwahl mit gewählt wurde.

5. Rufnummernübermittlung

Wählen Sie aus, ob eine Rufnummernübermittlung bei ausgehenden Gesprächen stattfinden soll und ggf. welche Rufnummer übermittelt werden soll.
Weitere Informationen zur Rufnummernübermittlung finden Sie hier.

6. Wartemusik (Hold-Taste)

Hier kann eine Audiodatei hinterlegt werden die als Wartemusik abgespielt wird, wenn die Hold-Taste betätigt wird.
Die Wartemusik kann aus den vorhandenen Systemansagen ausgewählt werden oder Sie verwenden Ihre eigenen Musiktitel. Eigene Ansagen/Audiodateien werden hochgeladen unter: „Verwaltung“ > „Ansagen“ > „Ansagen hochladen“
Weitere Details zu diesem Thema finden Sie hier.  

Anrufverhalten



1. Rufnummernübermittlung durch das Endgerät

Legen Sie fest, ob Sie die Übermittlung der im Endgerät hinterlegten Rufnummer erlauben möchten.
Diese Einstellung hat Vorrang zu der Rufnummer die im Feld "Rufnummernübermittlung" eingetragen wurde.

2. Ausgehende Gespräche erlauben

Sie können festlegen, ob und welche Art von ausgehenden Gesprächen über diese Nebenstelle geführt werden dürfen (intern, Kurzwahlen, Festnetz, Mobilfunk, Ausland etc.).

3. Steuercodes dürfen ausgeführt werden

Entscheiden Sie, ob bei Endgeräten, die über diese Nebenstelle angemeldet sind, Steuercodes ausgeführt werden dürfen.
Sie können die Berechtigung auf Komfortmerkmale begrenzen. In diesem Fall sind nur die folgenden Steuercodes ausführbar:
  1. Chef- / Sekretärin Funktion
  2. Routingänderung per Steuercode
  3. Änderung einer Kostenstelle
  4. Einmalige Änderung einer Kostenstelle
  5. Nebenstelle im LiveCenter anzeigen
  6. Nebenstelle in einer Gruppe (Gruppenruf) an- bzw. abmelden
  7. Anstoß der Autoprovisionierung ohne Neustart
  8. Anstoß der Autoprovisionierung inkl. Neustart
  9. Silent Coaching
Weitere Informationen finden Sie in unserem Hilfeartikel Steuercodes.

4. Max. mögliche gleichzeitige eingehende bzw. ausgehende Anrufe

Anzahl der eingehenden oder ausgehenden Gespräche die gleichzeitig über diese Nebenstelle geführt werden dürfen. Weitere Gespräche werden mit einem Besetztzeichen abgewiesen.

5. Anrufweiterleitung

Wenn die Nebenstelle offline oder nicht erreichbar ist kann eine Rufumleitung auf eine andere Rufnummer erfolgen. Dabei kann für externe und interne Anrufe jeweils eine eigene Einstellung vorgenommen werden.
Bei INTERNEN Anrufen haben Sie zudem die Möglichkeit auf einen Routingpunkt weiterzuleiten. Dabei muss der Routingpunkt den Benutzernamen der entsprechenden Nebenstelle als Bezeichnung aufweisen (z.B. 0001234123), damit das System diesen als Weiterleitungsziel erkennt. Das Feld "Bei INTERN eingehenden Anrufen" in den Nebenstelleneinstellungen bleibt frei.

6. Ruf abweisen bei besetzt (Busy on Busy) 

Wenn die "Busy on Busy"-Funktion aktiviert ist und die Nebenstelle sich bereits in einem Gespräch befindet, erhält ein weiterer Anrufer ein Besetztzeichen. Wird die Funktion nicht aktiviert, wird stattdessen ein Anrufversuch durch Anklopfen unternommen.

Erweiterte Einstellungen




1. Kostenstelle

Gespräche können über eine ausgewählte Kostenstelle statistisch ausgewertet und auf der Rechnung separat aufgelistet werden.

2. Gesprächsaufzeichnung dieser Nebenstelle

Sofern Sie die Gesprächsaufzeichnungsfunktion gebucht haben, kann hier festgelegt werden, welcher Prozentsatz der Anrufe der Nebenstelle aufgezeichnet werden soll.
Die Gesprächsaufzeichnung ist ein kostenpflichtiges Produkt und muss über den Support gebucht werden.

3. Nebenstelle im Echtzeit-Monitor anzeigen

Es kann ausgewählt werden, ob die Nebenstelle im LiveCenter im Reiter "Cloud Connect" zu sehen ist.

Quick-Routing

Das Quick-Routing ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Nebenstelle mit einer Rufnummer und einem vollständigen Routing "von außen" erreichbar zu machen.
Mit einem Quick-Routing ist der übliche Weg über "Rufnummern & Routings" > "Routings verwalten" zur Erstellung eines Routings für diese Nebenstelle nicht mehr (zwingend) erforderlich.
Selbstverständlich kann diese Nebenstelle auch bei der Verwendung des Quick-Routings weiterhin in beliebig vielen anderen Routings und Gruppen verwendet und angesprochen werden. 



1. Quick-Routing verwenden

Aktivieren Sie das Quick-Routing um weitere Einstellungen vornehmen zu können.

2. Rufnummer dieses Quick-Routings

Wählen Sie eine Rufnummer aus, über die diese Nebenstelle von außen erreichbar sein soll.

3. Begrüßungsansage

Dem Anrufer kann zur Begrüßung eine Ansage (oder beliebige Audiodatei) abgespielt werden. Nachdem die Ansage in voller Länge abgespielt wurde, wird die Verbindung zum Ziel aufgebaut. 
Halten Sie diese Ansage möglichst kurz, um unnötige Wartezeiten für den Anrufer zu vermeiden.  

4. Verhalten "bei besetzt" oder "keine Antwort"

Verwenden Sie die Standardeinstellungen oder aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox, um ein anderes Verhalten zu definieren. Es öffnen sich weitere Einstellungsmöglichkeiten. Legen Sie die Klingeldauer fest, informieren Sie den Anrufer mit einer Abspannansage, dass der Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist und entscheiden Sie, was anschließend passieren soll. Der Anruf kann beispielsweise beendet werden, es kann auf eine Mailbox weitergeleitet werden oder auf ein beliebiges anderes Ziel.

5. Öffnungszeiten & Verhalten außerhalb dieser

Verwenden Sie die Standardeinstellungen oder aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox, um ein anderes Verhalten zu definieren. Es öffnen sich weitere Einstellungsmöglichkeiten. Hinterlegen Sie Ihre Öffnungszeiten bzw. die Erreichbarkeitszeiten des Mitarbeiters und legen Sie fest, wie Anrufe außerhalb der oben definierten Zeiten behandelt werden sollen.

Sollten Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten des Quick-Routings nicht ausreichen, können Sie dieses in der Nebenstelle wieder deaktivieren und ein umfangreicheres Routing für diese Rufnummer über den Bereich "Rufnummern & Routings" > "Routings verwalten" einrichten. 

VoIP

Möchten Sie VoIP-fähige Endgeräte (z. B. Telefon, Software, Router, WebRTC usw.) mit dieser Nebenstelle verbinden und darüber telefonieren, aktivieren Sie bitte "VoIP verwenden".
Neben entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie Zugangsdaten, die Sie bitte zur Registrierung der Endgeräte an dieser Nebenstelle verwenden.

Allgemein



1. Registrierung Ablaufzeit

Eine Zeitspanne nach der die Registrierung der Nebenstelle automatisch ausläuft und die Nebenstelle als "offline" angezeigt wird.

Normalerweise reagiert das Telefon automatisch auf "Keep-Alive Signale" und bleibt online. Wenn jedoch keine Antworten erfolgen, beispielsweise aufgrund fehlender Verbindung oder blockierter Signale durch die Firewall, wird die Nebenstelle nach Ablauf der festgelegten Zeit als "offline" angezeigt.

2. Rufnummernformat

Bitte definieren Sie das gewünschte Anzeigeformat für die Rufnummern von eingehenden Anrufen an der Nebenstelle.

3. Codec-Auswahl

Der Codec ist für die Codierung und Decodierung der Sprachpakete verantwortlich, die über die VoIP-Telefonanlage übertragen werden. Das Telefonat wird verschlüsselt und bei dem Empfänger wieder entschlüsselt. Wir empfehlen, den vorausgewählten die Standard zu verwenden, jedoch steht es Ihnen frei, einen anderen Codec auszuwählen.

4. Vom Anrufer angewählte Rufnummer anzeigen

Es kann zusätzlich zu der Anrufernummer auch die vom Anrufer angewählte Rufnummer im Telefondisplay angezeigt werden.


Sicherheit



1. SRTP bei eingehenden Anrufen

Eingehende Anrufe können verschlüsselt werden, wenn es die technischen Voraussetzungen zulassen. Wir empfehlen diese Einstellung auf "Automatisch" zu belassen.
Bitte überprüfen Sie die SRTP-Einstellungen in dem Endgerät oder Softphone, mit dem die Nebenstelle verbunden ist. Diese Einstellungen müssen mit den Nebenstelleneinstellungen übereinstimmen, da Abweichungen dazu führen können, dass die Nebenstelle für eingehende Anrufe nicht erreichbar ist.  

2. Registrierung auf IP-Adresse / Region begrenzen

Legen Sie fest, ob Sie die Registrierungen auf IP-Adressen oder Regionen beschränken möchten. Nur aus diesen IP-Bereichen dürfen sich Endgeräte mit der Nebenstelle registrieren. Registrierungsversuche aus anderen Bereichen werden abgelehnt. 


MS Teams


Um mit dieser Nebenstelle über Microsoft Teams ein- und ausgehende Telefongespräche führen zu können, aktivieren Sie bitte "MS Teams verwenden" und wählen anschließend den Teams-Benutzer aus, der dieser Nebenstelle zugewiesen werden soll. Der Teams-Benutzer kann nachträglich jederzeit geändert werden.

Die Verbindung zu MS Teams muss vorher eingerichtet werden. Weitere Informationen zur Einrichtung von Microsoft Teams finden Sie hier.



1. Teams Benutzer auswählen

Wählen Sie den Teams Benutzer aus, der dieser Nebenstelle zugewiesen werden soll und speichern Sie die Änderungen. Der Teams Benutzer kann nachträglich jederzeit geändert werden.

Gruppenruf

Im Bereich "Gruppenruf" können Sie leicht erkennen, welchen Gruppen die Nebenstelle bereits zugeordnet ist und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.



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