Fax2Mail

Einleitung

Faxe empfangen und per E-Mail erhalten

Mit dem Fax2Mail-Modul verwandeln Sie eine Ihrer Rufnummern in ein digitales Faxgerät – ganz ohne physisches Faxgerät oder zusätzliche Hardware. Eingehende Faxe werden automatisch an eine oder mehrere definierte E-Mail-Adressen weitergeleitet – im praktischen PDF- oder TIFF-Format.

Zusätzlich profitieren Sie von smarten Zusatzfunktionen wie QR-Code-Erkennung, automatischer Archivierung und Passwortschutz für maximale Sicherheit und Komfort.

Vorteile auf einen Blick

1. Faxe digital empfangen – ohne Faxgerät oder Telefonleitung
   
2. Zustellung per E-Mail – direkt an beliebige Empfänger
   
3. Mobil nutzbar – Faxe auch unterwegs auf dem Smartphone lesen
   
4. PDF- oder TIFF-Format – frei wählbar
   
5. QR-Code-Erkennung – Inhalte automatisiert erkennen und verarbeiten
   
6. Sicherer PDF-Passwortschutz – für vertrauliche Dokumente
   
7. Zentrale Archivierung – jederzeit im Kundenaccount abrufbar
   

Moduleinrichtung

Einstellungen

1. Bezeichnung

Es kann eine frei definierbare Bezeichnung eingegeben werden. Diese Bezeichnung wird z. B. in Routings und Statistiken angezeigt und sorgt damit für Übersichtlichkeit.  

2. Kostenstelle

Es kann eine zuvor angelegte Kostenstelle ausgewählt werden.

Die Kostenstellen dienen der späteren Auswertung. Mit Hilfe von Kostenstellen lassen sich Gespräche beliebigen Kostenstellen zuordnen, die z. B. in Statistiken ausgewertet oder in der monatlichen Abrechnung separat aufgeführt werden können.  

3. Fax an folgende E-Mail-Adresse senden

Ein Fax wird als Dateianhang an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

4. Sprache des E-Mail-Textes

Wählen Sie die gewünschte Sprache für die E-Mail-Benachrichtigungen aus. Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch.

5. Dateiformat

Wählen Sie das gewünschte Dateiformat für eingehende Faxe aus. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. PDF: Kompatibel mit allen Geräten und Programmen; unterstützt optionalen Passwortschutz für mehr Sicherheit.
2. TIFF (mehrseitig): Klassisches Faxformat mit allen Seiten in einer Datei.
3. Single TIFF (einzelseitig): Jede Faxseite wird als eigene TIFF-Datei übermittelt.

6. Fax Kopfzeile

Tragen Sie bei Bedarf eine eigene Fax Kopfzeile ein.

7. Fax nach E-Mail-Versand löschen

Jede Datei wird automatisch in Ihrem Kundenzugang unter „Verwaltung“ > „Fax, Mailbox, Aufzeichnungen“ > "Fax-Eingang" gespeichert. Wenn Sie dieses nicht möchten, aktivieren Sie bitte die Checkbox „Fax nach E-Mail-Versand löschen“.

Zusatzfunktionen & Sicherheit

8. QR-Code Reader aktivieren

Der integrierte QR-Code Reader erkennt automatisch QR-Codes in eingehenden Faxen und zeigt den ausgelesenen Text direkt in der E-Mail an.

Vorteile:

1. Schnellere Zuordnung von Formularen und Angeboten
2. Ermöglicht automatisierte Weiterverarbeitung per E-Mail-Regeln

Tipp: Verwenden Sie eigene QR-Codes in Angeboten oder Formularen, um Rückläufer automatisch zu erkennen.

9. PDF-Passwortschutz aktivieren

Zum Schutz sensibler Inhalte können eingehende PDF-Faxe automatisch mit einem persönlichen Passwort versehen werden. Nur mit diesem Passwort lassen sich die Dateien öffnen.

Einsatzbereiche:

1. Vertrauliche Kundendaten
2. Medizinische Unterlagen
3. Vertragsdokumente

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